En collaboration avec le Conférence Générale, le Secrétaire Exécutif de la Division de l’Afrique de l’Ouest et du Centre a organisé une rencontre d’évaluation et de formation à Abidjan, en Côte d’Ivoire, au siège de la Division du 26 au 30 mai 2019.
Afin de respecter les normes de l’Église mondiale, le Secrétariat de la Division a organisé une réunion conjointe sur l’évaluation du service des archives et une session de formation à l’intention de nouveaux secrétaires de bureau.
Au total, 21 délégués ont assisté à la réunion avec deux facilitateurs venus de la Conférence Générale, trois responsables de Divisions en charge du secrétariat et le personnel du secrétariat de la Division de l’Afrique de l’Ouest et du Centre. Tous ces participants sont venus des 10 Unions de notre Division et de la Conférence Générale. Ils ont tous apprécié l'exercice d'évaluation et la séance de formation. Selon Pasteur Chris Annan-Nunoo, secrétaire exécutif de l’Union Fédération du Sud du Ghana, « Nous sommes venus pour apprendre la gestion des dossiers et comment conserver nos archives. C’est un défi pour et un nouveau départ pour tous et une mise à niveau dans nos champs respectifs. Nous devons faire le suivi de la gestion des archives, aussi petites que soient-elles. ”
En fait, l’événement majeur de cette rencontre étant l’évaluation de l’unité des archives de la Division, toute l’attention s’est portée sur cette question particulière car, depuis deux ans, le secrétaire exécutif et son personnel ont tout mis en œuvre pour que ce projet voit le jour. C’est ce qui justifie la présence des facilitateurs de la CG venus spécialement pour évaluer ce qui a été fait.
Pour promouvoir et améliorer cet exercice, il est prévu de poursuivre cette évaluation des archives et la formation des secrétaires dans toutes nos Unions. C’est dans cette perspective que les secrétaires exécutifs et les secrétaires de bureau des Unions ont été invités à assister à cette rencontre pour mieux comprendre le fonctionnement du secrétariat.
Ainsi, la session du matin était destinée à l'évaluation et celle de l'après-midi à la formation. Pasteur Kingsley Anonaba, Secrétaire Exécutif de la Division, a à cet effet déclaré: « Je travaille conformément au plan stratégique de la Division et lorsque nous examinons de plus près les efforts déployés, nous nous rendons compte que ce à quoi nous avions rêvé, nous l’avons presque accompli dans l’ensemble. » C’est une déclaration encourageante qui devrait motiver tout le personnel du secrétariat du territoire de notre Division à faire avancer les choses et à respecter les normes de l’Église mondiale. Pour Arionin B. Obolo, secrétaire adjoint à l'UFEN, la réunion fut vraiment une bénédiction à cause de la qualité des enseignements reçus. Contrairement au passé, elle a attesté le succès du programme, parce que les participants ont pu apprendre davantage sur la question de de la conservation des informations en tant que secrétaires. « C’est une belle rencontre, car ils ont ouvert les yeux sur beaucoup de choses que nous ignorions. Le secrétariat de l'Église mondiale passe au numérique et la Division doit en faire autant. A partir de maintenant, nous devons numériser tout ce que nous faisons. Nous sommes tous heureux d'avoir été invités à ce programme. ”
En fait, tous les secrétaires devraient mettre en pratique cette formation dans leurs divers champs et opérer de leurs systèmes au centre de gestion de la documentation. Cet exercice nécessite un esprit diligent qui permet une organisation parfaite des données.
BOLLET Nestor, Assistant Editeur, Département de la Communication, DAO.